Cerrado por traslado

Ya he completado la mudanza. A partir de ahora puedes leerme en Eliminando la (sub)rutina.

Estoy de mudanza

Alguno me ha comentado que aún está esperando la segunda parte del artículo de herrammientas colaborativas (¡qué bien, hay gente que me lee! :-)

Voy a tardar un poco más porque estoy mudando mi blog a Posterous (junto con mi página personal). En cuanto esté listo ya les avisaré por aquí. La url de momento es ejosafat.posterous.com, pero la definitiva será www.ejosafat.com.

Como dicen los anglosajones, stay tuned!

Herramientas de colaboración online (I)

Recientemente di un mini-taller sobre herramientas de colaboración online, y me llamó la atención ver como muchas organizaciones seguían atrapadas en el caos de las bandejas de entrada con miles de correos y documentos repartidos por múltiples carpetas en máquinas locales o servidores, habiendo soluciones económicas y efectivas para evitar eso.

El Caos: situación típica en muchas pequeñas empresas

Veamos un diálogo habitual en muchas PYMES (y no tan PYMES):

(Yo): ¡Oye! ¿Cual es la contraseña para entrar en el servidor xxx del cliente yyy?

(Lucas): Eso creo que lo tiene Juan en un correo.

(Juan): No, a quién se lo enviaron es a Jose.

(Jose abre su Outlook, realiza un rápido escaneo visual entre sus miles de correos): mmmm... no lo veo, espero que le doy a buscar.....

(como es de esperar, el buscar del Outlook no encuentra absolutamente nada relacionado, o igual te dice que ha encontrado una impresora que si quieres instalar el driver metas un cd...).

(A Lucas se le enciende la bombilla): ¡espera! ¿no estará en el documento de claves que tenemos en el servidor?.

Miro en el servidor y tras esperar un rato a que conecte (este Windows 2xxx Server es más lento que...) veo un documento llamado claves ftp... a ver si está ahí..., no hubo suerte...

...pero no voy a desanimarme, acabo de ver que hay una carpeta que se llama claves; entro ahí y veo varios ficheros de texto, pero tampoco se encuentra en ninguno de ellos...

...mmmm.... subo en el árbol de directorios y me encuentro una carpeta con el nombre del proyecto de dicho cliente, entro pero ahí no hay nada realmente....

...y a todo esto ya ha pasado media hora para poder subir un pequeño fichero (y aún no he conseguido hacerlo), !acción que no debería haberme llevado más de un par de minutos!

Problemas de repartir la información en un montón de archivos dispersos

Tener la información que necesitas dispersa entre ficheros alojados en diversas carpetas de un servidor no es la mejor manera de organizarla. Es más dificil encontrarla, bien porque no sabes donde está, bien por los diversos formatos en los que se puede encontrar, y sobre todo por el hecho de que tampoco dispongas de una herramienta de búsqueda eficaz de la información contenida en esos ficheros. Hay que advertir a los usuarios de Windows que un perro de verdad tiene más probabilidades de encontrar algo olisqueando la carcasa de tu disco duro que el perrito del windows xp.

Si el servidor donde reside la información no es accesible desde el exterior, olvídate del teletrabajo en esos días de lluvia. O si no están en un servidor, sino en el ordenador de ese compañero de trabajo que se ha ido de vacaciones un mes a Brasil y nadie conoce su contraseña...bueno, lo puedes imaginar.

Problemas de tener la información dispersa en un puñado de emails

Si vas intercambiando emails con distintas personas a lo largo del proyecto, y además tu cliente de correo no es muy bueno con las búsquedas, y como suele pasar no has estado fino a la hora de escribir el asunto de los emails, buscar cualquier información puede ser una ardua tarea. Si además entran personas posteriormente al proyecto, hay que estar buscando los emails con información relevante para enviarselos y ponerlo al día.

Al final la información anda dispersa en las bandejas de correo de varias personas y encontrar cualquier pedacito de información no es tarea fácil.

El Orden: usa alguna herramienta de colaboración online

Existen multitud de herramientas de gestión de proyectos y colaboración online, bien como software instalable, bien como servicios ofrecidos por lo general gratis, con opciones ampliadas para clientes de pago e incluso suelen existir servicios de hosting para las soluciones instalables, por si no tenemos servidor o no queremos complicarnos la vida. Voy a hablar únicamente de los que he tenido la ocasión de usar o probar, pero basta googlear un poco para descubrir un vastísimo ecosistema de aplicaciones de este tipo.

Dentro de las instalables, mencionar dos clásicos: el dotProject y el PHProject 6. Ambos son soluciones en PHP, OpenSource, que podemos instalar o buscar algún proveedor que ofrezca el alojamiento de alguna de estas soluciones ya instaladas. No están mal si eres fan de las cosas rígidas y el Microsoft Project; para proyectos bajo el paraguas de cualquier combinación de metodologías ágiles (donde el énfasis está en la comunicación y no en rellenar formularios de tareas) son demasiado engorrosos. Lo he visto instalar en dos o tres empresas por las que he pasado y en ninguna se llegó a usar realmente ni sirvió para nada (bueno si, para complicarnos un poco más el trabajo).

Como servicios alojados hay muchos donde elegir, los que más he usado son 5pm, Pivotal Tracker y por último Basecamp, sin duda de los mejores existentes hoy en día.

Por último mencionar soluciones que se ofrecen como servicio alojado para los que no disponen de servidor propio o no quieren complicarse la vida, pero a su vez su código fuente está disponible para instalarlo en nuestro propio servidor: ClockingIT, cuyo código fuente podemos descargar, y la que para mi es mejor en esta categoría, Teambox, programada en Rails igual que la anterior aunque para mi gusto con un código de mucha más calidad.

Conclusiones

Hay un amplio espectro de soluciones sencillas de utilizar para organizar mejor la comunicación y los flujos de trabajo en la empresa. ¿Por qué seguir en el caos? En próximos artículos comentaré mi experiencia de uso con algunas de estas herramientas.